档案是全面反映基金会管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。

1、基金会各种具有保存价值的文件，方案，软件，财务资料，人事资料，会议纪要，协议，内外行文图片，音像，实物等都必须立卷、归档。

2、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。

3、归档后须填写《档案管理登记表》。

4、档案保存期限除政府有关法令或本会其他规章制度规定者外，一律按照下列规定办理:

(1)永久保存:基金会章程，理事名册，理事会、监事会会议纪要，基金会证照，各级批文，印鉴，年度财务报表，规章制度，不动产所有权证及其他债权凭证，人事资料，大型活动图片，音像资料以其它核定须永久保存的文书;

(2)十五年保存:会计凭证，其他经核定须十五年保存的文书(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行);

(3)五年保存:期满或解除的合同协议，完结后的项目方案，其它经核定须保存五年的文书:

(4)一年保存:部门工作计划及工作总结，完结后的部门请求报告，完结后无长期保存必要文书。

5、各部门负责起草或主办的文件及大型活动方案，由各部门负责整理装订，以左方装订为原则，右上角标明档案号。如有皱折，破损，参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。

6、所有档案由办公室指派专人保管。

7、因工作需要调阅档案时，须埴写《档案调阅由请单》，并经相关领导人批准后方可调阅，跨部门档案调阅须秘书长批准。

8、档案管理人员必须严格按照《档案调阅由请单》的内容，将档案调出，供调档人奋阅，调档人心须是《档案调阅由请单》里注明的奋阅人。借阅时间最长不超过8个工作时。

9、《档案调阅由请单》由档案管理人员留存备查。

10、如调档内容更改，调档时间延长，应按调档程序重新办理。

11、需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相关领导人批准后方可销毁。

12、销毁档案须两人以上人员共同完成，秘书办指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》，档案销毁每半年进行一次，即每年的1月和7月。

13、《档案销毁申请表》。《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，办公室一份。

14、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀，防霉、防丢失，保证档案安全。

15、所有档案应有专柜存放，加锁，定期清理通风，防湿。

16、所有档案不得随意查阅，复印，不得置于公共场所。

17、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。

18、本制度自发布之日起执行。

北京春风公益基金会

                                          2019年3月1日